Backup, Retenção e Exclusão de Dados

Este documento descreve, em nível institucional, as políticas de backup, disponibilidade, retenção e exclusão de dados adotadas nas plataformas SaaS da TRW SYSTEM. Parâmetros específicos (frequências, prazos e metas contratuais) são formalizados nos anexos técnicos de cada contrato.

• Backups automáticos e periódicos dos dados das plataformas, com frequência compatível com a criticidade do serviço;
• Cópias criptografadas e armazenadas com segregação adequada;
• Testes periódicos de restauração, para garantir que o backup é recuperável de fato — não apenas existente;
• Acesso às cópias restrito a pessoal autorizado, com registro de operações.

As plataformas são operadas sobre infraestrutura redundante, com monitoramento contínuo, alertas proativos e planos de recuperação de desastres documentados. Metas de disponibilidade (SLA), janelas de manutenção programada e mecanismos de comunicação de indisponibilidade são definidos contratualmente e acompanhados por indicadores medidos.

Os prazos de retenção observam três critérios, nesta ordem:

• Obrigação legal ou regulatória que imponha guarda mínima;
• Necessidade contratual, enquanto durar a prestação do serviço;
• Finalidade do tratamento — cessada a finalidade e inexistindo obrigação de guarda, os dados são eliminados ou anonimizados.

Registros de auditoria e logs de segurança possuem prazos próprios de retenção, definidos para atender a requisitos legais e de investigação de incidentes.

A exclusão de dados ocorre nas seguintes hipóteses:

• Por solicitação do cliente, nos termos do contrato e do DPA;
• Ao término do contrato, após o prazo de transição para exportação dos dados;
• Por solicitação de titular, quando aplicável e após validação das hipóteses legais.

A exclusão nos sistemas ativos é seguida da eliminação nas cópias de backup conforme os ciclos naturais de rotação, dentro dos prazos máximos definidos contratualmente. Procedimentos de descarte seguro são aplicados a mídias e ambientes desativados.

O cliente é responsável por exportar seus dados dentro dos prazos de transição comunicados. A TRW SYSTEM poderá conservar dados na medida estritamente necessária para cumprimento de obrigação legal, exercício regular de direitos em processos ou por determinação de autoridade competente, informando o cliente quando legalmente permitido.